Privacyverklaring

Versie 15/10/2023

Definities

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens omvatten alle informatie waarmee iemand geïdentificeerd kan worden. Dit kan rechtstreeks zijn, bijvoorbeeld aan de hand van een naam, rijksregisternummer of foto. Soms is het ook mogelijk om een persoon onrechtstreeks te identificeren door een combinatie van verschillende soorten informatie, bijvoorbeeld adres, leeftijd en geslacht. Alle informatie die zo aan iemand gekoppeld kan worden valt onder de noemer ‘persoonsgegevens’.

Verwerken

Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.

verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt.

Verwerker

De verwerker verwerkt persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere organisatie (de verwerkingsverantwoordelijke). De verwerker gebruikt deze persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden.

Verwerkingsverantwoordelijke

KBITS verwerkt je persoonsgegevens en wordt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (afgekort AVG) ook wel General Data Protection Regulation (afgekort GDPR) beschouwd als de verwerkingsverantwoordelijke. Bij vragen of voor de uitoefening van jouw rechten met betrekking tot de gegevensverwerking, kan u contact met ons opnemen.

Contactgegevens

KBITS
t.a.v. Kenny Bécu
Fr. Wallecanstraat 11, 8930 Menen
Tel.: 056 51 38 91
Email algemeen: info@kbits.be
Email ivm privacy/avg : gdpr@kbits.be
Ondernemingsnummer: 0544 651 634

Rollen van KBITS

KBITS is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de verschillende processen en systemen van KBITS.
KBITS treedt ook op als verwerker en/of verwerkingsverantwoordelijke voor de uitvoering van opdrachten of dienstverlening aan onze klanten waarbij we mogelijks in aanraking komen met persoonsgegevens van onze klanten.
Als KBITS optreedt als verwerker wordt steeds een verwerkingsovereenkomst voorzien die door beide partijen nagelezen en ondertekend dient te worden.
KBITS zal als verwerkingsverantwoordelijke en/of verwerker de nodige technische en organisatorische maatregelen nemen ter bescherming van de persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens?

De gegevens die wij verwerken zijn hoofdzakelijk identificatie-, contact- en facturatiegegevens:

• Aanspreking/Gender
• Naam
• Adres
• Emailadres
• Telefoonnummer
• Geboortedatum
• Facturatie- en betalingsgegevens
• Andere gegevens die u ons zelf vrijwillig meedeelt

Op welke manier verzamelen wij persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die we verwerken verzamelen we aan de hand van:

• Persoonlijk contact
• Telefonisch contact
• Contact per email
• Contactformulier op onze website
• Sociale media (Facebook, LinkedIn)
• Direct messaging zoals WhatsApp, Messenger, …
• Contact via partners
• Contact op events (netwerken, seminaries, …)
• In kader van een uit te voeren opdracht van een opdrachtgever.

Cookies zijn ook een persoonsgegeven en worden gebruikt als u onze website bezoekt.
We maken gebruik van essentiële en functionele cookies voor de werking van de website. Daarnaast worden de analytische cookies met betrekking tot uw surfgedrag op onze site worden pas na uw akkoord gebruikt.
Voor meer informatie over de cookies op deze site verwijzen we u graag naar ons cookiebeleid dat deel uitmaakt van deze privacyverklaring.

Waarom verwerken we jouw gegevens?

Om vragen m.b.t. onze producten en/of diensten in behandeling te nemen

Wanneer u onze website bezoekt of ons contacteert om informatie te verzamelen of aan te vragen over onze producten en/of diensten, dan hebben we alvast uw contactgegevens nodig om uw aanvraag te kunnen behandelen.

Om onze diensten te kunnen leveren

We gebruiken uw gegevens om onze diensten te kunnen leveren en voor alle bijhorende verplichtingen daaromtrent.

Om u te informeren

Opgegeven persoonsgegevens kunnen worden gebruikt om u te informeren over bijvoorbeeld wijzigingen in de diensten, vervaltermijnen, …

Omwille van klantenbeheer en facturatie.

De persoonsgegevens worden ook gebruikt voor klantenbeheer en facturatie- en betalingsdoeleinden.

Om inschrijvingen bij te houden

Bij inschrijven voor een evenement vragen we contactgegevens om de inschrijving te kunnen uitvoeren. Deze gegevens zijn ook nodig voor indien van toepassing de nodige facturatie te kunnen uitvoeren.

Om de dienstverlening te verbeteren

We kunnen gebruikmaken van algemene gebruikersinformatie om zo onze dienstverlening te evalueren en te verbeteren. Dit kan door bijvoorbeeld aan de hand van uw feedback over onze diensten via reviews of tevredenheid enquêtes, maar ook aan de hand van gegevens die we bekomen tijdens onze contacten.

Om statistieken bij te houden

Wij kunnen je anonieme gegevens gebruiken om bijvoorbeeld intern en extern te rapporteren over het gebruik van onze diensten (bijvoorbeeld gebruik van de website).
De gegevens die hierbij gebruikt worden zijn niet terug te brengen naar een bepaald individu. De informatie die wij uit deze analyses halen, gebruiken wij om onze huidige Diensten en onze processen te evalueren en deze aan te passen op grond van nieuwe ontwikkelingen.
Voor onze website gebruiken we hiervoor Google Analytics.

Om illegale praktijken te voorkomen en/of op te sporen

KBITS kan je gegevens ook gebruiken om illegale of vermoedelijke illegale praktijken te voorkomen, op te sporen en te onderzoeken.

Om te voldoen aan wet- en regelgeving

Wij zijn wettelijk verplicht om bepaalde gegevens bij te houden in het kader van boekhoudkundige verplichtingen.
Wij kunnen je persoonsgegevens ook gebruiken om te voldoen aan wet- en regelgeving die KBITS dient na te leven en het laten uitvoeren van audits en controles.

Rechtsgrond(en) van de verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van artikel 6.1. (a) toestemming, (b) noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst, (c) noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting, (f) noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belang om te ondernemen van de AVG.
In zoverre de verwerking van de persoonsgegevens plaatsvindt op basis van artikel 6.1. a) (toestemming), heeft de klant steeds het recht om de gegeven toestemming terug in te trekken.

Sociale media platformen

KBITS maakt gebruik van verschillende sociale media platformen zoals Facebook en LinkedIn. Dit om de leden/volgers en geïnteresseerden te informeren en/of in contact te treden.
Indien u op de sociale media platformen reageert op onze publieke berichten of deze berichten deelt of leuk vindt, dan zijn deze gegevens voor anderen zichtbaar. Deze publieke gegevens worden bewaard en zijn zichtbaar zolang deze niet door u verwijderd worden.
Indien u via deze kanalen met ons contact opneemt, dan worden uw persoonsgegevens daarbij verwerkt. Wij gebruiken die gegevens enkel om u verder te helpen of aan uw verzoek gevolg te geven.
Wanneer je van deze mogelijkheden gebruikt maakt, deel je uw gegevens met deze platformen. De verwerking van deze gegevens valt niet onder het privacybeleid van KBITS maar is onderhevig aan het privacybeleid van de respectievelijke platformen.

Aan wie kunnen de persoonsgegevens doorgegeven worden?

We verkopen je persoonsgegevens in geen enkel geval aan andere bedrijven, en staan derde partijen niet toe om je gegevens te gebruiken voor hun eigen doeleinden, tenzij je hiervoor expliciet schriftelijke toestemming geeft.
Indien we gebruik dienen te maken van een externe verwerker voor uitvoering van een opdracht, zullen we er altijd op toezien dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden gebruikt. Zo mogen deze verwerkers nooit op eigen initiatief uw persoonsgegevens gebruiken

Concreet kunnen je gegevens enkel gedeeld worden met volgende partijen:

Leveranciers, onderaannemers en andere dienstverleners

We maken gebruik van andere bedrijven, tussenpersonen, onderaannemers of andere dienstverleners om bepaalde diensten namens ons uit te voeren of ons te helpen bij de levering van diensten aan jou. Het is mogelijk dat deze leveranciers bij het verlenen van dergelijke diensten toegang krijgen tot je persoonsgegevens of andere informatie. In ieder geval geven wij deze bedrijven enkel toestemming om je persoonsgegevens te verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor de levering van hun diensten.

Commerciële partners

Wanneer je deelneemt aan een evenement kunnen je gegevens gedeeld worden met de commerciële partner(s) waarmee de actie in kwestie opgezet werd. Over welke partner(s) het gaat, zal steeds duidelijk vermeld worden.

Overheidsinstellingen

KBITS kan wettelijk verplicht worden om persoonlijke informatie bekend te maken in het kader van een geschil of een rechtszaak of indien bepaalde overheidsinstellingen (bv. politie, gerecht, hulpdiensten) dit vereisen. Om te voldoen aan deze wet- en regelgeving kan het gebeuren dat we deze informatie bekendmaken zonder dat je dit weet, zonder je toestemming en zelfs zonder je hiervan op de hoogte te brengen.

Zakelijke overdrachten

KBITS behoudt zich het recht voor om in verband met welke reorganisatie, herstructurering, fusie, verkoop of andere overdracht van bedrijfsmiddelen dan ook gegevens over te dragen, inclusief persoonsgegevens, mits de ontvangende partij ermee instemt om je persoonsgegevens te verwerken overeenkomstig onze privacyverklaring.

Doet KBITS aan geautomatiseerde individuele besluitvorming?

Neen. Wij passen geen geautomatiseerde besluitvorming toe.

Hoe lang houden wij jouw gegevens bij?

Uw persoonsgegevens worden niet langer dan nodig bewaard dan voor het doel waarvoor wij uw gegevens verwerken. Maar in bepaalde gevallen zijn wij verplicht om uw gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld in het kader van boekhoudkundige verplichtingen. Indien je bezwaar maakt tegen een verwerking van uw gegevens die gebaseerd is op ons gerechtvaardigd belang, worden de betrokken gegevens onmiddellijk gewist, tenzij wij deze gegevens tevens nodig hebben voor een ander doeleinde, en wij de gegevens binnen dat doeleinde hebben verkregen.

Uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw gegevens

Recht van inzage

U mag inzage vragen in uw persoonsgegevens die we van u hebben, en in de doeleinden van verwerking, rechtsgrondslag, bewaartermijn, …

Recht op verbetering

Mochten uw persoonsgegevens foutief of onvolledig zijn, kan u ons vragen om deze aan te passen.

Recht op beperking van verwerking

Indien je het recht op verbetering uitoefent heb je eveneens het recht aan ons te vragen jouw gegevens tijdelijk niet te verwerken tot uw gegevens opnieuw correct zijn. Dit recht op beperking van de verwerking geldt eveneens in de gevallen die omschreven zijn artikel 17 van de AVG (de verwerking is onrechtmatig en je verzet je tegen het wissen van jouw gegevens en verzoekt ons in de plaats daarvan om het gebruik van jouw gegevens te beperken – je hebt de gegevens nodig voor het onderbouwen van een rechtsvordering, terwijl wij deze gegevens niet verder nodig hebben voor de door ons omschreven doelstellingen).

Recht op overdracht

Wanneer we uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming of in functie van een overeenkomst, dan heeft u het recht om de persoonsgegevens die u verstrekt in een gestructureerde en gangbare machine leesbare vorm te ontvangen, zodat u deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt doorgeven.

Recht om vergeten te worden

Wenst u dat uw persoonsgegevens volledig gewist worden, dan zullen wij deze wissen tenzij we wettelijk verplicht zijn om uw gegevens te verwerken of als de verwerking moet gebeuren in het algemeen belang.

Uitoefenen van uw rechten

U kan uw rechten uitoefenen door eenvoudig en kosteloos een verzoek aan ons te richten door een e-mail te verzenden naar het volgende e-mailadres: gdpr@kbits.be.

Vragen en klachten

Moest u om gelijk welke reden een vraag of klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, laat het ons dan weten.
U kan ons contacteren via de contactgegevens die bovenaan in deze privacyverklaring zijn opgenomen of via de contactpagina.

Bent u ontevreden met de behandeling van uw verzoek of bent u van mening dat de behandeling van uw persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving, dan kunt u een klacht neerleggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel - contact@apd-gba.be ).
Voor meer informatie verwijzen we je naar de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.